Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

Colegio Pinos de la Colinas, identificada con NIT 20577182-1, institución educativa de carácter privado, con domicilio en Cra. 3 #2c - 63, Centro, Gachancipá, Cundinamarca, es el responsable del tratamiento de los datos personales recogidos a través de este sitio y de la plataforma institucional.

Canal de atención para el ejercicio de derechos: rectoria@colegiopinosdelacolina.com.co.

2. Marco legal

Esta política se rige por la Constitución Política de Colombia (artículo 15), la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Ley 1266 de 2008 en lo pertinente, y la Ley 1098 de 2006 (Código de la Infancia y la Adolescencia) por tratarse de una institución que trata datos de niñas, niños y adolescentes.

3. Datos que se recogen

La plataforma trata las siguientes categorías de información:

De los estudiantes

• Identificación: nombres, apellidos, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, sexo.
• Ubicación: barrio y zona de residencia, y el paradero asignado cuando usa la ruta escolar.
• Académicos: grado, grupo, matrícula, calificaciones, observador, asistencia e inasistencias.
• Fotografía del estudiante, cuando la institución la registra.
• Documentos digitalizados aportados en la matrícula.

De los acudientes y del personal

• Nombres, documento, correo, teléfono y dirección.
• Del personal, además: hoja de vida, EPS, fondo de pensiones y datos laborales.
• Registros de ingreso y salida de la jornada laboral.

Datos financieros

• Conceptos cobrados, pagos, saldos y estado de cartera.
• El colegio no almacena números de tarjetas ni claves bancarias. Los pagos en línea se procesan íntegramente en la pasarela autorizada; la plataforma solo conserva la referencia y el resultado de la transacción.

4. Datos sensibles

La Ley 1581 clasifica como sensibles aquellos datos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación. La plataforma trata los siguientes, y por serlo merecen una advertencia expresa:

• Salud: tipo de sangre, EPS y las condiciones que la familia informe para el cuidado del estudiante.
• Condición socioeconómica: nivel del Sisbén, cuando aplica a beneficios o becas.
• Necesidades educativas especiales: información de inclusión y planes de mejoramiento.
• Ubicación durante la ruta escolar: el recorrido del vehículo mientras dura el trayecto, para avisarle a la familia por dónde va.

Ninguno de estos datos es obligatorio. El titular —o su representante legal— no está obligado a autorizar su tratamiento, y negarse no afecta la prestación del servicio educativo. Cada finalidad se autoriza por separado y puede revocarse en cualquier momento desde el portal de familias.

El colegio no trata datos biométricos. La institución evaluó el registro de asistencia por reconocimiento facial y decidió no implementarlo: la entrada y la salida se registran con el carné, el número de documento o el nombre, que cumplen la misma finalidad sin tratar rasgos físicos de menores de edad.

5. Datos de niñas, niños y adolescentes

La mayor parte de la información que administra esta plataforma corresponde a menores de edad. Su tratamiento se realiza siempre atendiendo al interés superior del niño y al respeto de sus derechos fundamentales, y requiere la autorización previa del padre, madre o representante legal, tomando en cuenta la opinión del menor cuando su madurez lo permita.

La información de menores no se comparte con fines comerciales, publicitarios ni de elaboración de perfiles, y no se cede a terceros distintos de los indicados en la sección 8.

Ubicación en la ruta escolar

Cuando el estudiante utiliza el transporte, la plataforma registra la posición del vehículo durante el recorrido para informar a las familias del avance de la ruta. Esto implica tratar datos de ubicación asociados a menores de edad, por lo que se aplican estas reglas:

• El seguimiento existe únicamente mientras el recorrido está en curso.
• A las familias se les informa el avance de la ruta sin revelar la identidad ni la ubicación de otros estudiantes; solo rectoría accede al detalle por estudiante.
• El rastro detallado se reduce al cerrar el recorrido y se elimina a los 30 días.
• El uso del transporte, y por tanto este tratamiento, es voluntario.

6. Finalidades

Los datos se tratan exclusivamente para:

• Adelantar los procesos de admisión, matrícula y renovación.
• Prestar y administrar el servicio educativo: horarios, calificaciones, asistencia, observador y certificaciones.
• Gestionar cobros, pagos y cartera.
• Comunicarse con las familias sobre asuntos académicos, administrativos e institucionales.
• Prestar el servicio de transporte escolar e informar su avance.
• Atender obligaciones legales de reporte ante autoridades educativas y de control.
• Velar por la seguridad de las personas dentro de la institución mediante el control de ingreso y salida.

Los datos no se utilizan para finalidades distintas de las anteriores sin obtener una nueva autorización.

7. Derechos del titular

Como titular de sus datos —o como representante legal de un menor— usted puede:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlo.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

8. Encargados y terceros

Para operar, la institución se apoya en proveedores que actúan como encargados del tratamiento y solo pueden usar la información para prestar su servicio:

• Proveedor de alojamiento del sitio y de la plataforma.
• Pasarela de pagos autorizada, para procesar transacciones en línea.
• Servicio de correo electrónico, para las comunicaciones institucionales.
• Servicio de mapas, para mostrar el recorrido de las rutas.
• Servicio de protección contra accesos automatizados en el formulario de ingreso.

Fuera de estos casos, la información solo se entrega a autoridades competentes que la requieran en ejercicio de sus funciones.

9. Procedimiento para consultas y reclamos

Toda solicitud se dirige a rectoria@colegiopinosdelacolina.com.co indicando el nombre del titular, el documento de identidad, la descripción de la solicitud y un canal de respuesta. Si la hace el representante legal de un menor, debe acreditar esa calidad.

• Consultas: se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles. Cuando no sea posible, se informa al interesado y se atiende dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.
• Reclamos: se atienden en un término máximo de quince (15) días hábiles. Cuando no sea posible, se informa al interesado y se atiende dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes.

Si el reclamo está incompleto, se solicitará al interesado que lo corrija dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción.

10. Seguridad de la información

La institución aplica medidas técnicas y administrativas para proteger la información: acceso mediante credenciales personales, permisos diferenciados según el rol de cada persona, cambio obligatorio de contraseña en el primer ingreso, bloqueo de la cuenta ante intentos fallidos, cifrado del tráfico, registro de auditoría sobre las operaciones sensibles y copias de respaldo periódicas.

Ninguna medida elimina por completo el riesgo. Ante un incidente que comprometa datos personales, la institución informará a los titulares afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a la normativa vigente.

11. Conservación

Los datos se conservan mientras dure la relación con la institución y, después, durante los plazos que exijan las normas educativas, contables y de archivo aplicables. La información académica que sustenta certificaciones y diplomas se conserva de forma permanente por mandato legal. El rastro de ubicación de las rutas se elimina a los 30 días.

12. Vigencia y cambios

Esta política rige desde su publicación. Cualquier modificación sustancial se comunicará a través de este sitio y de los canales institucionales antes de su entrada en vigor. Las bases de datos se conservarán mientras subsistan las finalidades descritas.